(Suposiciones: los clientes usan Mail.app, los clientes se encuentran en una versión bastante actual de MacOS)
El objetivo de IMAP es almacenar el correo electrónico en el servidor, de modo que el usuario pueda acceder a su correo electrónico desde múltiples dispositivos y ver la misma lista de mensajes. Además, esto no es algo específico de Mac, se esperaría que cualquier cliente de correo electrónico que use IMAP mantenga almacenes sincronizados de mensajes de correo electrónico tanto en el cliente como en el servidor, a menos que el usuario mueva los mensajes deliberadamente a un buzón de correo del lado del cliente (que la mayoría los clientes lo permiten).
Aparte de eso, 5GB no me parecen muchos correos electrónicos.
No configuraría Mail.app para enviar todos los correos electrónicos a un buzón del lado del cliente, sino que alentaría a los usuarios a crear buzones de correo "En mi Mac" y almacenar allí los mensajes de correo electrónico más antiguos.
Para crear un buzón "En mi Mac" en Mail.app, en el menú "Buzón", elija "Nuevo buzón ..." en la ventana que aparece que le permite nombrar el buzón, asegúrese de que la "Ubicación" la ventana emergente está configurada en "En mi Mac". El usuario tendría que pasar manualmente los mensajes que deseaba almacenar localmente al nuevo buzón. Tenga en cuenta que esto significa que pierde la capacidad de ver la misma lista de mensajes de otro cliente (como un teléfono) y mueve el 100% de la carga de las copias de seguridad al cliente (pero probablemente ya esté haciendo una copia de seguridad del cliente).
Para ver cuánto espacio están usando las distintas casillas de correo electrónico de IMAP, haga clic con el botón derecho en la bandeja de entrada principal y seleccione "Obtener información de la cuenta". Esto debería abrir una ventana que muestra todos los buzones IMAP (Enviados, Borradores, etc.) y el espacio utilizado por cada uno.